Kassenführung

Die Kassenführung (ehemals Schatzmeister) beschäftigt sich mit der Koordinierung, Überwachung und Dokumentation aller finanziellen Angelegenheiten des Vereins.

Dazu gehören insbesondere folgende Aufgaben:

• Verwalten des dem Verein zugehörigen Geldvermögens (Bankkonto und Barkasse)
• Entwerfen des Haushaltsplans
• Überwachung/Dokumentierung der durch den Verein getätigten Ausgaben sowie der gemachten Einnahmen
• Begleichen von Rechnungen, insbesondere von Fixkosten (Stromkosten, Miete, Versicherung, usw.)
• Erstattungen von Ausgaben an Mitglieder, die bei Käufen o.ä. für die Werkstatt ausgelegt wurden
• Überwachung der Mitgliederbeitragszahlungen
• Ausstellen von Spenden-/Zuwendungsbestätigungen
• Erstellung der Steuererklärung

Die Haushaltsplanung dient dazu die in einem kommenden Kalenderjahr auftretenden Ausgaben planen zu können und insbesondere zu ermitteln welche Gelder für die Werkstatt an sich, also abgesehen von den Fixkosten, verwendet werden können und der Planung für welche Bereiche oder Anschaffungen/Projekte diese genau verwendet werden sollen. Zudem übergibt er die Verantwortung bzw. Entscheidung über das Tätigen von Ausgaben in den jeweiligen Bereichen der Werkstatt (Holzbereich, Zerspanung, Schweißen/Thermische Verfahren, CNC-Bearbeitung, Laserschneiden, Werkstattinfrastruktur, Übergreifender Bereich) an die vom Vorstand bestellten BereichsleiterInnen und liefert ihnen die zu Verfühgung stehenden Budgets. Hierzu werden basierend auf den Vorjahren und abzusehenden Preisänderungen eine Prognose über die zu erwartenden Einnahmen und Fixkosten geschätzt aus deren Differenz sich eine Geldsumme ergibt, die dann auf die jeweiligen Bereiche der Werkstatt sowie sonstige Ausgaben (Mitgliederakquise usw.) aufgeteilt wird. Vereinsintern wird hierbei von den sogenannten „Budgets“ gesprochen. Gegebenenfalls werden Sonderposten für gezielte Beschaffungen oder Projekte erstellt. Der erste Entwurf des Haushaltsplans wird vom Schatzmeister am Anfang des Kalenderjahres erstellt und dann spätestens auf der Mitgliedervollversammlung vorgestellt. Besprochen wird dieser ggf. schon im Plenum, allgemein müssen Änderungen im Haushaltsplan nicht durch Beschlüsse der Mitgliederversammlung abgesegnet werden, da der Haushaltsplan nur als Richtwert für Vorstand und Mitglieder zu verstehen ist.

Nach dem abgelaufenen Kalenderjahr wird durch die von der Mitgliederversammlung bestellten KassenprüferInnen die Vereinskasse geprüft. Dies geschieht am Anfang des Folgejahres vor der nächsten Mitgliederversammlung bei der die Prüfergebnisse vorgestellt und der Vorstand für das abgelaufene Kalenderjahr vom Verein entlastet wird. Die Kassenführung stellt dafür den KassenprüferInnen folgende Unterlagen zur Verfügung: Exportierte Umsätze des Bankkontos, eine tabellarische Übersicht der Einnahmen und Ausgaben, Rechnung/Belege/Quittungen zu allen getätigten Ausgaben, Tabellarische Übersicht über eingegangene Mitgliederbeiträge sowie die ausgestellten Spendenbescheinigungen. Wenn die Unterlagen vollständig und frei von jeder Beanstandung sind wird die Kassenabrechnung von der Kassenführung und den KassenprüferInnen unterschrieben.

Der Verein ist dazu verpflichtet im Dreijahresturnus eine Körperschaftssteuererklärung abzugeben (eine Umsatzsteuerklärung entfiel bisher stets). Darin sind alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins dem Finanzamt offenzulegen und zu erläutern, damit gewährleistet ist, dass der Verein weiterhin seinem gemeinnützigen Zweck nachgeht. Die notwendigen Anträge sind dafür elektronisch über Elster einzureichen. Zusätzlich erstellt und eingereicht werden muss eine tabellarische Auflistung der getätigten Einnahmen und Ausgaben, ein Tätigkeitsbericht, die nach der Kassenprüfung erstellten Kassenabrechnungen, sowie die Protokolle der letzten Mitgliederversammlungen und eventuell an der Vereinssatzung vorgenommene Änderungen. Kontoumsätze, Spendenbescheinigungen und Rechnungen müssen bei Nachfrage ggf. nachgereicht werden. Die Frist zur Einreichung der Erklärung ist üblicherweise der 31.05. im Folgejahr auf den letzten Prüfungszeitraum.

Weitere Informationen finden sich auf der Seite der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen. Die gesetzlichen Vorgaben können im Detail in der zum Download stehende Broschüre “Vereine und Steuern” nachgelesen werden.

Wurden für den Verein durch oder in Absprache mit dem Vorstand oder den jeweiligen BereichsleiterInnen Käufe getätigt, dann wird die Rechnung/Beleg per E-Mail an die Kassenführung übersandt, die diese dann dem Mitglied per Überweisung erstattet. Beleg oder Quittungen aus Papier sollen zudem im Ordner “Rechnungen” in der Werkstatt abgelegt werden. Weitere Informationen sind dazu im Schriftstück „Richtlinie für die Budgetverwaltung“ in der Cloud zu lesen.

2014 – 2022 Markus Heiming (geb. Sandkaulen)

2022 – 2025 Christian Toenneßen